Statens IT skalerer statslige kunder med op til 70%.
– Samme team og fuld on-prem-kontrol
Statens IT er statens fælles drifthus, hvis formål er, at levere sikker, stabil og omkostningseffektiv it-drift til ministerier, styrelser og statslige institutioner. En helt central del af forretningen er afregningen af de mange statslige kunder. En proces, der i dag kører fra A-Z på Qlik-platformen.
Siden 2020 har Stretch Qonnect været teknisk partner på opbygningen af Statens IT’s Qlik-platform, fra det tekniske fundament til løbende videreudvikling. Resultatet er en tidsbesparende løsning i form af et komplet digitalt afrapporteringsdashboard. Implementeringen har gjort det muligt at vokse markant i antal kunder uden at skalere tilsvarende i mandskab og ressourcer.
Udfordring
Da flere og flere statslige organisationer skulle overgå til Statens IT, voksede både datamængden og kompleksiteten. Den oprindelige håndtering i Excel kunne ikke følge med, og ambitionen var klar: at gøre mere, med færre hænder. Pernille Neville, Chefkonsulent hos Statens IT forklarer visionen således:
“Vi kunne godt se, at i modsætning til resten af staten, hvor det gælder om at have mange mennesker, så var det ikke det, vi gad. Vi gad ikke at have mange mennesker til at sidde og træde vande I skrivebordsarbejde. Vi ville gerne have få mennesker til at lave noget intelligent.”
Samtidig er rammerne i det offentlige anderledes end i en typisk privat virksomhed. Driften skal være billig, da Statens IT benchmarkes hvert år og skal kunne måle sig med markedets skarpeste priser og hvor det kan sikres at dataen forbliver på lokale servere.
Valget faldt på Qlik, hvor især granulær rettighedsstyring og licensøkonomien var udslagsgivende: “For vi må ikke andet end on-prem. […] Slet ikke i disse tider. Hvordan verden ser ud, der kommer det slet ikke til at være Cloud-vejen vi går” fortæller Andreas Humledal Olsen, Chefkonsulent hos Statens IT.
Løsning
Sammen med Stretch Qonnect-konsulent Bjarne byggede Statens IT hele grundstenen i Qlik. Alt data samles i ét fælles datavarehus, som er den eneste kilde ind i Qlik. Det giver fuld kontrol over, hvor data kommer fra, og hele vejen fra rådata til faktura hos kunden kører gennem platformen.
Vi har jo bygget det op primært sammen med en konsulent fra Stretch Qonnect […] som har hjulpet os med at bygge hele grundstenen i Qlik. […] Det har været et super godt samarbejde. I er vildt dygtige og behagelige at arbejde sammen med.
Fra start var det et krav, at løsningen skulle dokumenteres, så Statens IT selv kunne stå for de daglige opgaver og kun række ud til Stretch Qonnect ved de mere komplekse problemstillinger. Pernille fortæller, at det blev en forudsætning for hele projektet:
“Det var faktisk et af vores pre-reqs, at vi skulle have dokumentation for, hvordan det virkede, og at vi ville have konsulenter, der kunne hjælpe os på udviklingen, fordi vi ville selv kunne lave hverdagsting.”
Et eksempel på den selvbetjente effekt er udsendelsen af afregningsmateriale via Nprinting, hvor knap 500 modtagere automatisk får en mail med deres egne data vedhæftet.
Med Writeback fra Stretch Qonnects eget produktunivers, Qloud Cover, kan Statens IT’s kunder desuden selv gå ind og kommentere på deres økonomiske forbrug af de statslige it-ressourcer direkte i Qlik med fuld governance-kontrol frem for løse e-mails.
Resultater & Effekt
Effekten er tydeligst i skaleringen. Statens IT er gået fra omkring 100 kunder i 2020 til 150-170 i dag. Det med det samme team og antal mennesker bag afregningen, der oven i købet kun arbejder med opgaven på halv tid:
“Vi startede jo i starten af 2020. Hvad havde vi af kunder der? 110, cirka 100 kunder. Nu har vi omkring 150-170 stykker, og vi er det samme antal mennesker i vores team, der håndterer afregning, som for fem år siden”, forklarer Andreas om effekten af automatiseringen.
Også de enkelte processer er blevet markant lettere. Den manuelle udsendelse af afregningsmateriale er gået fra dagevis af arbejde til under en time, og alt ligger samlet ét sted og forsvinder ikke i private indbakker. Noget der er utrolig vigtigt i en organisation med skrappe krav til dokumentation og sporbarhed. Som Andreas påpeger: “Vi er gået fra at bruge fire mand tre dage, til at vi bruger en halv til en hel time på at lige at sende det ud. […] Det er den vildeste tidssparring”.
Fremtidsudsigter
For Statens IT er den vigtigste værdi, at de selv kan udvikle videre, og at samarbejdet er let at trække på: “Vi kan ringe og sige, at “nu er det løbet helt af sporet”, kan I hjælpe os i tre timer? Og vi synes, at vi får, selvom vi får ikke særlig meget hjælp, så får vi stadigvæk hver måned rigtig god hjælp.
“I har jo nogle super dygtige tekniske folk […] de ved, hvad de snakker om […] De er gode til at komme med løsningsforslag.”, Afslutter Andreas om det fortsatte samarbejde.
Som offentlig kunde får Statens IT desuden adgang til et netværk af andre offentlige kunder, faciliteret af Stretch Qonnect, hvor erfaringer kan deles på tværs og der deles ny viden og træning I relevante værktøjer. Er du interesseret I at deltage i det gratis netværk? Læs mere ved at trykke på linket eller send en mail til Head of Sales, Sophie Emilie Larsen på mail: sophie.larsen@stretch.dk.
Om Stretch Qonnect
Stretch Qonnect hjælper organisationer med at udnytte værdien i deres data – internt til bedre analyse og optimering, eksternt til at skabe nye forretningsmodeller. Med mange års erfaring i at forbinde teknologi, data og forretning hjælper vi vores kunder med at omsætte indsigt til handling.
Kontakt
Ønsker du at løfte dine data til det næste niveau eller få handlingsrettede indsigter ud af dine data? Dataanalyse kan anvendes inden for alle tænkelige forretningsområder. Et samarbejde med os giver dig en skalerbar og skræddersyet end-to-end-løsning, der er tilpasset dine behov, i tæt samarbejde med dig.
E-mail: info@stretchqonnect.dk
